Esta utilidad nos va a ayudar a migrar la contabilidad a un plan de contabilidad distinto. El proceso se puede realizar de dos formas distintas:
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A partir de una contabilidad con el diario vacío, esto es, sólo con el plan antiguo. Al proceder de esta forma podremos eliminar las subcuentas que nos den problemas en el proceso de conversión (por ejemplo, aquellos códigos que pertenezcan a cuentas que no tengan representación en el plan nuevo). Podremos llegar a esta situación eliminando todos los asientos, o bien importando un plan de contabilidad a partir de una empresa nueva.
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El segundo procedimiento es más ambicioso, ya que persigue la conversión de todos los asientos del diario a la nueva codificación de plan contable. Esto se podría enfocar también para convertir sólo el asiento de apertura de la contabilidad (habría que eliminar el resto de la información del diario).
La primera fase para la conversión viene dada por la carga del plan nuevo a partir de la opción de menú utilidades → . De esta forma suministraremos el nombre de un fichero “*.pln” con el contenido del plan objetivo. A través de la plantilla suministrada por “Editar plan nuevo”, podremos editar el árbol de cuentas para que se adapte de forma mejor a nuestro requerimientos.
La opción del menú “Borrar plan nuevo” dejará sin ningún registro la tabla correspondiente. Esto nos permitiría empezar desde el principio todo el proceso.
El proceso que nos llevará más tiempo será el derivado de la opción de menú “Editar equivalencias nuevo/antiguo” que realizaremos a partir del siguiente cuadro de diálogo:
En la columna equivalencia iremos escribiendo los códigos de cuenta en los que se deben de transformar los elementos del plan actual para que se realice la conversión. Trabajaremos exclusivamente con el máximo nivel de desglose de cuentas tanto con respecto al plan nuevo como al antiguo.
Nuestro objetivo será que todas las subcuentas sin excepción pasen a formar parte del nuevo plan. Por ello podremos dejar en blanco equivalencias para aquellas cuentas que no posean subcuentas (cuentas auxiliares; es decir los códigos que se emplean en las anotaciones del diario).
El proceso de conversión del plan contable puede plantear las siguientes problemáticas, en cuanto a la codificación:
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Existencia de subcuentas que pertenezcan a una cuenta en plan de origen que posea equivalencia en más de una cuenta distinta el plan de destino. Una de las formas de solventar esta incidencia es la de crear subdivisiones en la cuenta de origen que se correspondan con cada cuenta del plan de destino. Posteriormente a través de la opción “sustituir subcuentas” en el menú “Conversión plan contable”, pasaremos la información del diario a estos nuevos códigos; una vez que los códigos antiguos no estén representados en el diario los eliminaremos a través de la plantilla de edición de subcuentas.
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Subcuentas que pertenezcan a distintas cuentas en plan de origen que se correspondan con una misma cuenta en el plan de destino. Esto generará un problema de duplicidad de códigos de subcuenta en el plan de destino que será advertido por el proceso de comprobación. Para solucionar esta incidencia tendremos que crear nuevas subcuentas, fijándonos en los últimos dígitos para que no den lugar a códigos repetidos en el plan de destino. Al igual que en el punto anterior utilizaremos la opción de “sustituir subcuentas”, y eliminaremos los códigos que nos den problemas.
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Existirán cuentas que no tengan ninguna equivalencia en el plan de destino. Tendremos que localizar entonces alguna partida donde compensarla. Esto ocurre, por ejemplo, en los gastos de establecimiento (cuentas 200 y 201); la nueva legislación no las contempla y obliga a minorar el importe de estas partidas de cuentas de reservas de libre disposición. Por ello podremos emplear como código de equivalencia el de la cuenta del nuevo plan 113, Reservas voluntarias.
Por último, mencionar que la problemática de conversión de la información contable de un ejercicio al nuevo plan no se reduce a la conversión de códigos entre cuentas, además hay otros factores a tener en cuenta, tales como cambios en principios contables, diferencias en sistemas de valoración de algunas partidas, o cambios en las relaciones contables. Por ello puede ser necesario realizar ajustes contables para que la información de un ejercicio pasado sea comparable con la de un ejercicio contabilizado con un plan de cuentas nuevo.
El botón “Comprobar” nos irá informando si quedan subcuentas sin asignar para el proceso de conversión, o bien si el proceso de conversión da lugar a códigos de subcuentas duplicados.
El botón “Limpiar” dejará en blanco la columna de equivalencias, permitiéndonos reiniciar la edición partiendo de cero.
Por el contrario, el botón “Asignar todo” asignará los mismos códigos del plan antiguo para el nuevo (siempre que existan en el nuevo plan). Esto es ideal para el caso en que el plan nuevo posea una estructura parecida (esto ocurre, por ejemplo, con el Plan General de Contabilidad del 2008 con respecto al de 1991)
El botón “Exportar”, permite generar un fichero de texto con las equivalencias, para su posterior incorporación (a través del botón “Importar”) a otra empresa de similares características.
Para salir del cuadro de diálogo sin efectuar la conversión, pulsaremos el botón “Aceptar”, ello nos asegurará que el contenido de la tabla de equivalencia se guarde para futuras ediciones.
La culminación del proceso de conversión vendrá dado a través de la acción que realiza el botón “Convertir plan”. Para ello es necesario que se verifique que el proceso es viable, en caso contrario se abortará tras advertir al usuario de los errores encontrados.