Para obtener balances de sumas y saldos ejecutaremos → . El cuadro de diálogo que aparece nos permite muchas posibilidades:
El primer grupo de casillas de verificación permite especificar el nivel de detalle del balance; de esta forma podremos obtener información valiosa para agrupados de cuenta, como por ejemplo, volumen de operaciones por zona si tenemos los clientes clasificados en una cuenta por cada zona antes del desglose final en subcuentas. Las casillas de verificación no son excluyentes; podremos incluir todos los detalles que necesitemos.
En intervalo de fechas podremos especificar períodos superiores al año natural. Aquí tendremos que tener en cuenta los tipos de diario que formarán parte de la consulta para que ésta tenga significado.
Podemos acotar la consulta para un intervalo de cuentas. Ello permite por ejemplo conocer el volumen de gasto desglosado en cuentas y subcuentas de una determinada partida contable.
El grupo de casillas de verificación del “DIARIO” permite la elección de las partes del diario que formarán parte del balance de sumas y saldos. Si por ejemplo queremos conocer el volumen de gastos e ingresos desglosado por cuentas, no incluiremos el diario de “REGULARIZACIÓN”, ya que éste salda todas las cuentas del grupo 6 y 7.
Importante
Nunca se incluirá el diario de “CIERRE” en las consultas, ya que por su propia naturaleza el proceso de cierre elimina toda la información contable en lo que se refiere a los saldos de un determinado período.
En el recuadro “Analítica” podremos acotar la emisión del balance de sumas y saldos para códigos de imputación determinados. Podremos emplear comodines en la confección de estos códigos.
El botón “Imprimir” genera una copia impresa en alta
calidad directamente en la impresora. Si queremos generar un fichero
TEX para incorporarlo a un libro de
contabilidad (por ejemplo el libro de balances), pulsaremos el botón
“Genera TEX”, tras lo cual se pedirá un nombre de archivo
(introducir el nombre del archivo sin especificar ninguna ruta o
directorio). Si dejamos el nombre en blanco, se generará el
balance en el archivo bss.tex.
A veces resulta interesante poder trabajar con la copia de un
balance de sumas y saldos en una hoja de cálculo. Ello permite, por
ejemplo, presentar balances de situación o cuentas de pérdidas y ganancias
configuradas de manera flexible y a nuestro gusto. También puede sernos
útil para preparar un inventario de cierre de ejercicio, como relación
detallada de bienes y derechos de nuestra empresa. El botón
“Copiar” permite pasar al portapapeles en formato de texto
tabulado toda la información del balance de sumas y saldos, que podrá ser
pegado sin ningún problema en una hoja de OpenOffice para su
proceso. También se genera un fichero bss.txt por si
se desea modificar algún componente antes de ser procesado por otra
aplicación.
“Genera XML” exporta el balance de sumas y saldos a un fichero XML; esto es ideal para utilizar un programa externo de informes, tal como iReport.
Recientemente se ha incorporado un botón para la consulta del mayor de cualquier cuenta que esté incluida en el balance de sumas y saldos.
La casilla de verificación “Columna de saldos iniciales” permite obtener un balance de comprobación especial con el saldo inicial en el inicio del período especificado en el intervalo de fechas. Este tipo de documento contable se utiliza habitualmente en algunos países iberoamericanos.