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Los asientos automáticos o predefinidos constituyen un artificio basado en la definición de unas variables y las interrelaciones entre ellas de tal forma que nos permiten posteriormente la generación de asientos de forma automática a partir de valores introducidos para estas variables. Esto posibilita, entre otras cosas, la simplificación de tareas a la hora de introducir asientos repetitivos o de carácter complejo.
Accedemos a estas funciones a través del submenú “Asientos automáticos” de la opción del menú principal “Diario”. La edición la realizaremos en la ventana correspondiente, en la que podemos distinguir dos partes principales: “la definición de variables” y la “especificación de asiento”:
En la parte inferior de la ventana podemos distinguir un cuadro de texto que se utilizará para una mejor edición de fórmulas de la especificación del asiento, y un campo en el que dispondremos la fecha del asiento, haciendo referencia a una variable, indicando el valor de una fecha, o también lo podremos dejar en blanco, en cuyo caso, la fecha de asiento será asignada como la fecha del sistema.
Las variables constarán de un nombre formado por caracteres alfanuméricos que se dispondrá en la primera columna de la tabla. Podrán ser de cinco tipos diferentes:
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Numérico: utilizadas para introducir valores numéricos a la hora de reproducir el asiento modelo.
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Fecha: se utilizan principalmente para asignar fecha al asiento, aunque también se podrían utilizar para confeccionar los conceptos de los pases.
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Caracteres: este tipo de variables se utiliza para componer conceptos de cargo/abono para los pases de los asientos.
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Subcuenta: serán sustituidas por códigos que conformarán las distintas cuentas que compondrán los asientos.
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NIF: el contenido de estas variables serán námeros de identificación fiscal que serán sustituidos por el código de cuenta auxiliar correspondiente en el momento de ejecucián del asiento predefinido
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Código de imputación: para suministrar códigos de imputación que enlazarán las distintas partidas de ingresos y gastos con la contabilidad analítica.
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Calculado: las variables calculadas servirán -entre otras cosas- para la verficación de los datos introducidos y la mejora del diseño del asiento cuando intervengan cálculos complejos. La expresión aritmética para el cálculo se introduce en la columna “valor por defecto”. En la ejecución del asiento predefinid o este tipo de variables se muestran con el símbolo “*” al final.
La descripción de las variables estarán compuestas por los mensajes de texto que aparecerán en la petición de datos a la hora de reproducir el asiento automático.
La columna “VAL.DEFECTO” nos permite definir valores por defecto a las variables definidas.
La columna “GUARD.” está compuesta por casillas de verificación para cada variable definida. La activación de este campo va a servir para que en la ejecución del asiento automático se guarde el último valor introducido por el usuario cuando se reinicie la plantilla. Esto es muy útil cuando definimos variables con valores que cambian poco.
En la parte derecha de la tabla donde especificamos las variables están dispuestos tres botones: el botón con un “aspa” elimina el elemento en curso de la tabla; los botones con las flechas permiten alterar el orden de las variables en la pantalla. Esto es importante ya que la disposición del cuadro será la que se emplee a la hora de la petición de información cuando reproduzcamos el asiento modelo.
Esta sería la parte donde se interrelacionan las variables para formar un asiento. Cada línea de la tabla se corresponderá con un apunte contable, y estará compuesta por los siguientes campos:
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Cuenta: contendrá la subcuenta del apunte correspondiente. Podrá ser un valor de cuenta, tal como “570000000” o una expresión formada por una variable; en este caso, tendríamos que indicarla entre llaves (“{” y “}”).
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Concepto: contendrá una expresión literal, tal cual, sin caracteres delimitadores, o bien una expresión formada por variables de fecha o de caracteres, que se podrán combinar con cadenas de caracteres delimitados por comillas (ver ejemplo). Podremos añadir la descripción de una cuenta si encerramos el código respectivo entre llaves e indicamos el comando de descripción; por ejemplo: “{descrip:430}”
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Expresión: será una expresión aritmética, en la que las variables (de tipo numérico) irán encerradas entre llaves. Cuando la expresión sea compleja o muy extensa, podemos utilizar el recuadro de edición de texto en la parte inferior de la ventana.
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Columna “D/H”: aquí especificaremos si el apunte será un cargo (anotación en el DEBE) o un abono (anotación en el HABER).
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C.I.: si nuestra empresa posee contabilidad analítica, esta columna se encargará de la recopilación de los códigos de imputación para cada pase de ingresos o gastos.
La tabla de especificación del asiento posee más columnas aparte de las descritas. Éstas se utilizan para la generación de apuntes en los que intervengan partidas de IVA. Estos campos se tratarán en un epígrafe posterior.
Como ejemplo, vamos a confeccionar un asiento automático que automatice la contabilización de las nóminas de un determinado mes. Excluimos sofisticaciones tales como pagos en especie, anticipos de salarios, etc.; tan sólo queremos utilizar un ejemplo para fines didácticos.
Comenzamos por describir las variables, para ello tenemos primero que tener en cuenta cuales serán los datos de los que dispondremos para completar el asiento. Suponemos que vamos a conocer el importe bruto de las nóminas (variable “BRUTO”), las retenciones por IRPF (variable “RETENCIONES”), el importe total de seguros sociales (variable “SEGUROS”), los seguros sociales a cargo de los trabajadores (“CUOTA_OBRERA”), la fecha del asiento (“FECHA”), y una descripción del mes correspondiente a las nóminas (“MES”). Esta última variable se utilizará para componer los conceptos de los apuntes contables.
Este ejemplo se corresponde con los datos que se muestran en la figura situada al final de este apartado. Aquí podemos observar las variables ya introducidas en la tabla correspondiente y cómo hemos especificado el tipo y la descripción de las mismas que aparecerá en la petición de datos a la hora de la ejecución del modelo.
En la tabla de especificación de asiento hemos introducido las distintas líneas que componen el asiento. En la columna de las cuentas van dispuestos unos valores literales que se corresponden con códigos de nuestro plan contable.
Los conceptos contables están formados por una expresión que combina una cadena de caracteres con la variable “MES”, que contendrá el nombre del mes correspondiente a las nóminas a las que haga referencia el asiento.
Como podemos observar, las dos primeras líneas se corresponden con cargos (anotaciones en el “DEBE”), y las restantes con abonos (anotaciones en el “HABER”).
Con respecto a las expresiones aritméticas utilizadas para calcular los importes numéricos, observamos como las variables van encerradas entre llaves (“{” y “}”). La expresión más compleja es la introducida en la quinta línea (“{BRUTO}-{CUOTA_OBRERA}-{RETENCIONES}”), por ello utilizamos el cuadro de edición de texto para su formulación.
