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Bajo este nombre designamos un potente generador de documentos contables, tales como balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias, y balances de libre configuración con información ajustada a nuestras necesidades o gustos. La información será extraída del diario, haciendo referencia a las diversas partes del mismo. También es posible incorporar a nuestros documentos magnitudes medias de cuentas y saldos iniciales, lo que nos posibilitaría, por ejemplo, presentar información referente a rotaciones o ratios que utilicen este tipo de datos.
Cuando creemos una nueva empresa observaremos que no tendremos en la misma ningún estado contable predefinido; esto es, no podremos realizar balances de situación o presentar la cuenta de Pérdidas y Ganancias. Para solucionar este problema existen unos ficheros de texto que se suministran con la aplicación y que podremos importar a través de la opción del menú “Importar estado contable”. De igual forma, si confeccionamos a través del editor de estados contables un documento interesante, podremos exportar a un fichero de texto las definiciones del mismo para su utilización en otras empresas.
Los datos numéricos de cada apartado de nuestro documento contable se calculan mediante fórmulas en las que se involucran operadores y referencias a magnitudes tales como saldos de cuenta, apartados, saldos medios, etc. que deberán de cumplir ciertas restricciones.
Nuestro objetivo es construir una expresión aritmética como una sucesión de operandos y operadores válidos. En nuestro caso, podremos hacer referencia a operaciones básicas tales como sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/), también es posible la utilización de paréntesis, ya sean simples o anidados (paréntesis dentro de paréntesis). En el entorno contable nos basta con estos operadores, por lo que no se contemplan, por ejemplo, funciones trigonométricas, logaritmos, exponenciación, etc., de escasa o nula utilidad en contabilidad.
Para hacer referencia a saldos contables de cuentas basta expresar los códigos de las cuentas entre corchetes. A la hora del cálculo del estado contable, estos corchetes serán sustituidos por la suma de cargos menos los abonos correspondientes a los pases de las partes del diario que hayamos seleccionado en la pantalla principal de la edición del documento (apertura, general, regularización; el diario de cierre no es seleccionable).
Si lo que queremos es introducir saldos medios (de todo el ejercicio), independientemente de las partes del diario seleccionadas en la pantalla principal añadiremos al código entre corchetes la mención “:MEDIA” en el código de la cuenta; por ejemplo, para hacer mención al saldo medio de las cuentas de caja, emplearemos la expresión “[570:MEDIA]”. De igual forma, podremos hacer referencia a saldos iniciales añadiendo la expresión “:APERTURA”, que será sustituida por el saldo de apertura de la cuenta en cuestión.
Puede ocurrir que la cuenta a introducir pueda figurar tanto en el debe como en el haber del estado contable. Nos interesaría, en este caso, que figurase en el debe sólo la agregación de las cuentas auxiliares que posean saldo deudor, y en el haber sólo las de saldo acreedor. Esto lo podemos conseguir especificando “+” o “-”, respectivamente, junto con el código de la cuenta; por ejemplo [550+] hace referencia a que sólo figurarán los saldos de las cuentas auxiliares asociadas si éstos son deudores.
Podemos hacer que formen parte de nuestros estados contables los presupuestos definidos de nuestras cuentas, para ello añadiremos a la cuenta entre corchetes “:PREV”. A la hora del cálculo del importe de la cuenta, el programa buscará en primer lugar saldos de presupuestos de cuentas principales, en caso de no encontrar ninguno, basará el resultado agregando las subcuentas correspondientes.
se pueden añadir especificaciones de contabilidad analítica junto con los códigos de cuenta; para ello haremos mención entre corchetes a las cuentas junto con los códigos de imputación, que separeremos por un punto y coma: “[CUENTA;CI]”
También podemos involucrar en el cálculo de las expresiones a otros apartados del estado contable, para ello basta con hacerles mención utilizando el código del nodo del apartado seguido de un número entre paréntesis, que será un uno si hace referencia a un apartado de la primera parte del estado contable, y un dos si hace referencia a un apartado de la segunda parte, respectivamente. Todo esto irá encerrado entre llaves ({}). Ejemplo: “{B.1(1)}”.
Podremos incluir en nuestros estados contables números que representen, por ejemplo, coeficientes, cantidades fijas, etc.
En determinados apartados de nuestro estado contable podrá interesarnos que sólo figuren importes cuando estos sean positivos (esto ocurre, por ejemplo, en el saldo de una partida de resultados). Para ello bastará añadir a la fórmula en el final la coletilla “;POSITIVO”.